Action card for kommunikation

Oktober 2021

Planens anvendelse ift. Kommunale indsatsplaner

Se alle indsatsplanerne på: https://beredskabsplan.silkeborg.dk/Afdelingens-delplaner/Skoleafdelingen/Delplan-Skoleafdelingen

• Alvorlig ulykke eller dødsfald i skoletiden.
• Arbejdsnedlæggelse.
• Brand.
• Drikkevandsforurening.
• Dødsfald uden for skoletiden.
• Farligt vejr/nødpasning.
• Forsyningssvigt el, vand eller varme.
• Kemisk udslip.
• Krise og psykisk førstehjælp til børn.
• PLOV.
• Radikalisering.
• Risiko for smitte med alvorlig sygdom.
• Andre situationer, der kræver en bredere orientering eller ekstern håndtering.

Opgaver

• Sikre at alle interessenter er orienterede om situationen på det rette niveau og med de fakta, der er tilgængelig på det gældende tidspunkt for at skabe ro og undgå rygtedannelse.
• Sikre at alle parter kan gennemføre de påkrævede handlinger i situationen.
• Sikre at børn og medarbejdere skærmes fra medierne.

Ansvar for kommunikationen

• Intern kommunikation: Udvalgt talsperson fra skoleledelsen. Skoleleder kan delegere formidlingen af information til medarbejdere.
• Ekstern kommunikation: Områdeleder eller udvalgt talsperson fra krisestab.
• Koordinationen mellem de to talspersoner og den eksterne indsatsleder sker løbende.

Skolens interessenter

Handlinger – intern akut kommunikation såvel som orienterende information

Ledelse:

• Udpeg talsperson i ledelsen. Så få personer som muligt udtaler sig om situationen for at undgå misforståelser.
• Talspersonen skal være tilgængelig. Ring altid tilbage, hvis det loves og følg op på, at det bliver gjort.
• Indsaml information så hurtigt som muligt ved at kontakte implicerede og dem, som kan have oplysninger om pågældende sag.
• Gå selv ud med nyheder, opdateringer eller orienteringer så hurtigt som muligt i tidsangivne meddelelser, når indholdet er bekræftet og aftalt med Områdeleder /ekstern kriseleder.
• Pårørende godkender, hvis muligt indhold, der omhandler dem.
• Lav en intern interessentanalyse (Se ovenfor). Hvem er vigtigst i situationen, og hvad vil de være interesseret i at vide?
• Informér skolens medarbejdere så tidligt som muligt, så de ikke skal læse eller høre om hændelsen i medierne. Medarbejderne skal klædes på med den viden, der er tilgængelig, så de efter aftale kan være med til at videreformidle til fx elevgruppen og varetage en tryghedsskabende rolle.
• Opdater fakta om situationen løbende. Ved længerevarende hændelser gives informationer og placeres informationer på steder, der giver interessenterne overblik.
• Overvåg nøje presseomtale og korrigér fejl omgående.

Medarbejdere:

• Henvis alle, der spørger til en situation, til din leder.
• Hvis du bliver bedt om at formidle information videre fra din ledelse, så er det vigtigt, at du spørger ledelsen, hvis du er i tvivl om noget.

Gode råd til alle, der udtaler sig

Udtal dig kun til interessenter og medier, hvis du har fået bemyndigelse fra en overordnet leder – så beskytter du dig selv i en følelsesmæssig situation og værner om den kriseledelse, der foregår andetsteds.

Udtal dig som udgangspunkt altid om:

• Forhold, der har kritisk betydning for borgernes evne til at tage vare på egen og andres sikkerhed og sundhed, fx akutte forholdsregler eller handlingsanvisninger.
• Synlige dele af kommunens indsats, dog altid under hensyn til andre myndigheders indsats (fx Brand og Redning, Politiet, m.fl.).
• Praktiske foranstaltninger, der udelukkende vedrører kommunens eget ansvarsområde, fx krisehjælp m.v.

Sig, hvad du ved, og kun, hvad du ved! (og evt. også, hvad du ikke ved endnu):

• Informér om fakta, så du undgår rygtedannelse.
• Gæt aldrig og kom ikke med tolkninger på andres informationer.
• Sæt i perspektiv så situationen ikke bliver blæst op til at være mere alvorlig, end den reelt er.
• Placer ikke skyld og kom ikke med bebrejdelser.
• Vær troværdig så borgerne også tror på os bagefter.

Kommunikationskanaler og mødesteder

Kommunikationskanaler
Hvor får de primære interessenter information om en hændelse:

1. Akut i forbindelse med (fx PLOV, Brand, m.fl.)

• Ledelsen: Mobil eller SMS.
• Medarbejdere: Ved brand aktiveres brandalarmen. Ved PLOV råbes der gentagne gange PLOV.
• Elever: Varslingssystem. De voksne omkring sig.
• Forældre: Den aftalte talsperson sender Aula-besked. Personlig opringning fra Skoleleder eller Områdeleder ved skade eller dødsfald: Kontaktnummer i Aula.
• Pårørende til medarbejdere: Medarbejdere ringer selv til én pårørende, så snart som muligt og beder denne om at ringe rundt til andre i familien/venner. Personlig opringning ved skade eller dødsfald: Nærmeste kontaktperson findes i TRIO under den pågældende ansatte.
• Andre akutte kanaler eller redskaber: Kommunes informationskanaler.

2. Orienterende (fx dødsfald uden for skoletiden, arbejdsnedlæggelse, m.fl.)

• Medarbejdere: Fælles besked ved mødested og derefter fælles besked i Aula.
• Elever: Fælles besked i klassen og derefter fælles besked i Aula.  
• Forældre: Fælles besked i Aula. HUSK aftale med evt. pårørende.
• Andre kanaler eller redskaber til orientering: Kommunes informationskanaler.

Mødested for information
Akut mødested: Hvis alle mødes, skal man mødes på sportspladsen. Personale mødes på personalerummet.

Orienterende mødested: Personalerummet og derefter AULA.